Odborník v oblasti nákupu odpovídá: Jak probíhá nákup a kdo je kdo?

Jakožto personální agentura obsazujeme stále více a více pozic v oblasti nákupu, a tak jsme se zamysleli, že by vlastně nebylo špatné, dozvědět se více o tom, jak to vlastně všechno na sebe navazuje a jaké jsou procesy dodávek materiálů do výroby. S touto otázkou jsme oslovili zkušeného odborníka z oblasti nákupu ze segmentu Automotive a zároveň z globální role, pana Lempery, který nám celý proces přetavil do formy příběhu. 

Léto bude pomalu vystřídáno podzimem a mnoho odborníků mluví o tom, že konjunktura, která se už nějaký ten pátek pere s depresí, bude dost možná vystřídána recesí. Jakkoli to může znít negativně, i recese, neboli krize, je jedním z hospodářských cyklů, které se střídají podobně, jako roční období. I když pravda – ne tak pravidelně. 

Pozitivní na tom je fakt, že po depresi přichází expanze. To bychom ale předbíhali. Před expanzí je nutné projít zmíněnou recesí (krizi). Co to ale znamená pro nákup a pro nákupčí? Mnoho dobrého i špatného.

Začneme smutně – Když pomineme fakt, že budou jistě firmy, které budou donuceny propouštět, na nákupčí je v období recese vyvíjen obvykle enormní tlak. Ať už je to kvůli tlakům na úspory nebo na redukci skladových zásob. Pro mnoho nákupčích to tedy znamená více jednání s dodavateli a více stresu. Ale to koneckonců k nákupu patří a někteří z těch, kteří možná budou muset svoje pozice opustit, by jim tento stres i záviděli.

Ale není to jen černé – Právě v období krize se firmy zaměřují na každou korunu či euro, kterou mohou někde ušetřit, nebo kterou mohou zefektivnit proces. A je stále velké množství firem, kde nákup dělá „kdo jde zrovna kolem“ – Takže často bývá zanedbávanou částí logistiky, obchodu nebo ho po večerech zajišťuje sám majitel či ředitel firmy.

Není to ale tak snadné

Nákup je ale mnohem komplexnější, než aby ho dělal někdo chvíli před odchodem domů. V období nedostatku si právě ředitelé a majitelé firem uvědomují, že mít zdravý dodavatelský řetězec, který funguje na základě smluv a odvolávek, je jedním z klíčů pro fungující byznys. Právě v této době můžeme vidět, že jsou firmy, kde se nákup začíná vyčleňovat a osamostatňovat. A že má zásadní úkol – zlevnit vstupy.

V menší firmě bude minimálně pro začátek stačit dedikovat člověka, který se bude zabývat nákupem full-time. U větších firem je ale třeba zohlednit širší spektrum nakupovaných položek, větší počet dodavatelů, více projektů a celkově větší obrat. Nejen, že v takovém případě jeden nákupčí stačit nebude, je i lepší nákup rozdělit do více sekcí s různými úkoly tak, aby nákupní kolečko běželo hladce a nezadrhávalo se. Jaké jsou tedy nákupní sekce, se kterými se můžeme, nebo bychom se měli, setkat?

Nákupy komponentů mají různá stádia

Pokud jsme uvedli, že dobře fungující nákup je něco jako kvalitní základy stavby, pak robustní železné výztuže, bez kterých by základy nebyly tak pevné, by mohly představovat strategický nákup. Ten má za úkol nastavení dodavatelského řetězce (Supply Chain). Musí najít správné dodavatele, kteří odpovídají obecným firemním požadavkům, musí s nimi uzavřít smlouvy a neustále rozvíjet spolupráci s nimi. Pravidelně by měli dodavatelskou základnu hodnotit a tím i motivovat k další spolupráci. Právě strategický nákup by se měl podílet i na celkové strategii firmy a každoročních rozpočtech.

Máme-li solidní základy, můžeme začít stavět dům. Projektový nákup má k dispozici dodavatelské portfolio. V optimálním případě má k dispozici několik dodavatelů ke každé komoditě, ze kterých má nyní za úkol vybrat v rámci daného projektu toho nejlepšího. Metaforou - strategický nákup, řekl projektovému, jaké dodavatele může poptávat na cihly a jaké na výplně otvorů. Hlavním úkolem projektového nákupu je tedy nominovat nejlepší možné dodavatele na daný projekt, objednat a včas získat komponenty ke vzorkování a starat se o dané komponenty minimálně do doby startu projektu, kdy obvykle žezlo přebírá další na řadě.

Tím dalším je operativní nákup, který dostal už všechny potřebné informace – ví, co má objednávat, od koho, za kolik a jaké jsou dodací podmínky. Může pro nás představovat takovou střechu, která náš dům zakryje, aby do něj nepršelo, a aby byl kompletní. Neznamená to ale, že operativci by to měli lehké – naopak. Neustálá komunikace s výrobou, optimalizace skladových zásob a komplikace způsobené možnými reklamacemi dokážou tuto práci udělat doslova adrenalinovou jízdou.

Toto je jeden z modelů, který v praxi funguje, i když není určitě jediný. Důležité je ale uvědomit si, jak důležité je mít správně nastavený proces na vstupech. 

Není to tak snadné, jak se na první pohled zdá, že? Nákup komponentů pro firmy je zkrátka trošku náročnější, než nakoupit v Kauflandu jídlo pro rodinu. Přesto ale doufáme, že jsme Vám spolu s panem Lemperou  pomohli si proces nákupu představit a možná jste i něco nového dozvěděli. A pokud Vás téma zaujalo, tak se můžete těšit na pokračování. Připravujeme pro Vás spoustu dalšího obsahu nejen z oblasti nákupu , ale i z kvality, výroby, controllingu a dalších profesí, které aktuálně nabízíme. 

Chybělo Vám něco v článku? Nebo máte nějaké dotazy či inspiraci na další témata? Napište nám!